Materi-4 Unsur Pengolahan Perpustakaan Khusus

 A.   Unsur Pengolahan Perpustakaan Khusus

Ada beberapa unsur yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan perpustakaan khusus, yakni:

a.       Koleksi

Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi.Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak maupun media rekam lainnya.

b.      Sumber Daya Manusia           

Penanganan perpustakaan khusus memerlukan seorang “ahli” dalam bidang/subyek yang ditangani. Hal ini akan mempermudah perpustakaan dalam memberikan apa yang menjadi tuntutan dan kebutuhan pemakainya. Untuk itu biasanya dalam perpustakaan khusus ini dibutuhkan seorang pustakawan yang mengerti dan paham akan bidang kerja/bidang yang ditangani oleh lembaga induknya. Sehingga kebutuhan akan “pustakawan khusus” adalah penting.

c.       Pengolahan

Proses pengolahan dalam perpustakaan khusus pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan perpustakaan pada umumnya. Hanya biasanya dalam proses pengolahan dituntut untuk lebih memberhatikan kecepatan dalam temu kembali informasi dan penyajian. Sehingga terkadang dalam klasifikasi contohnya disesuaikan dengan kebutuhan dan karakter perpustakaan tersebut. Pengguna Perpustakaan khusus dalam pemilihan dan setting pengelolaan sangat disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik penggunanya. Hubungan antara pengguna dan pengelola perpustakaan sangat erat terutama apabila dihubungkan dengan pemenuhan kebutuhan dan pengembangan perpustakaan itu sendiri. Tidak sedikit pengguna akan ikut andil dalam menentukan pola pengelolaan dan juga penentuan koleksi/informasi yang perlu disediakan oleh perpustakaan. Pengguna mempunyai arti penting karena pengguna merupakan faktor penting mengapa perpustakaan khusus itu ada.

d.      Layanan

Layanan perpustakaan khusus harus dapat memberikan nilai lebih kepada pengguna dan organisasi/badan induk yang membawahinya. Untukitu pengelola perpustakaan perlu selalu memberikan alternatif-alternatif dalam penyampaian informasi kepada penggunanya. Aspek layanan menjadi penting untuk diperhatikan dikarenakan tuntutan kebutuhan penyajian informasi yang cepat, tepat dan terbaru selalu ada.Jenis layanan perpustakaan khusus dapat bersifat terbuka maupun tertutup, tergantung pada kebijakan organisasi, pengelola dan tipe penggunanya. Namun kebanyakan perpustakaan khusus menerapkan sistem terbuka dengan akses terbatas. Hal ini untuk lebih memberikan peluang kepada penggunaan yang lebih luas namun tetap terkontrol. Terbuka artinya siapapun dapat memanfaatkan koleksi yang ada, sedangkan akses terbatas adalah pengaturan terhadap proses pemanfaatan koleksi seperti fasilitas pinjam, fasilitas baca, fotokopi, dan sebagainya.

e.       Status dan Anggaran

Status perpustakaan khusus berata di bawah lembaga induk perpustakaan. Ada yang berada di bawah bagian administrasi, ada yang berada di bawah koordinasi bagian penelitian dan pengembangan, ada yang berada di bagian hubungan masyarakat. Meskipun kedudukan perpustakaan khusus beragam di bawah suatu lembaga atau organisasi, perpustakaan khusus biasanya cukup mendapat perhatian pimpinan.

Anggaran yang disediakan untuk perpustakaan khusus dari lembaga induknya umumnya cukup memadai. Karena pimpinan organisasi atau lembaga induk menganggap bahwa perpustakaan di bawahnya cukup berperan dalam mendukung dan meningkatkan kinerja staf secara umum. Dengan demikina perpustakaan khusus di suatu lembaga atau organisasi adalah bagian dari unit produksi. Karena keberadaan perpustakaan akan membantu menngkatkan wawasan dan kemampuan teknis karyawan lembaga itu.

A.    Faktor-faktor pendukung lainnya diantaranya:

a.       Teknologi Informasi

Teknologi informasi merupakan satu hal yang tidak bisa dihindarkan akan masuk ke dalam proses perkembangan perpustakaan. Apalagi dalam perpustakaan khusus yang mengutamakan informasi yang muktahir dan serba cepat, maka penerapan teknologi informasi adalah kebutuhan mutlak. Hal ini terutama difokuskan pada teknologi yang memberikan kesempatan kepada pengguna untuk memperoleh informsi lebih luas, cepat, tepat, dan up to date, misalkan melalui fasilitas Internet, Database Online, Media Compact Disk, dan sebagainya.Jaringan Kerjasama. Jaringan kerjasama perpustakaan adalah penting, terutama bagi perpustakaan khusus yang memiliki perhatian dalam bidang yang sama. Kerjasama ini akan banyak membantu untuk peningkatan layanan perpustakaan dan saling melengkapi layanan informasi antara satu perpustakaan dan perpustakaan lainnya dalam jaringan tersebut.

b.      Pemasaran / Promosi

Pemasaran atau promosi adalah hal penting yang perlu dilakukan dalam sebuah perpustakaan khusus. Promosi bertujuan untuk memfasilitasi komunikasi antara perpustakaan dan calon pengguna. Karena salah satu keberhasilan sebuah perpustakaan adalah dapat dilihat dari tingkat kunjungan pengguna dan pemanfaatan informasi (koleksi) oleh pengguna. Hal yang penting yang harus dipikirkan adalah dukungan dari manajemen, karena promosi mestinya termasuk dalam anggaran perpustakaan dan terintegrasi ke dalam proses perencanaan perpustakaan.

B.     Pelayanan Perpustakaan Khusus

Layanan yang diberikan pada suatu perpustakaan khusus biasanya lebih spesifik dari pada layanan perpustakaan umum atau sekolah. Umumnya pustakawan pada perpustakaan khusus lebih aktif memberi layanan dari pada sekedar menunggu pengguna untuk datang mencari buku dan membaca di perpustakaan. Biasanya pustakawan pada perpustakaan khusus ini aktif memberi informasi kepada pengguna aktif dan potensialnya tentang informasi yang dimiliki perpustakaan.

Layanan perpustakaan khusus harus dapat memberikan nilai lebih kepada pengguna dan organisasi/badan induk yang membawahinya. Untuk itu pengelola perpustakaan perlu selalu memberikan alternatif-alternatif dalam penyampaian informasi kepada penggunanya. Aspek layanan menjadi penting untuk diperhatikan dikarenakan tuntutan kebutuhan penyajian informasi yang cepat, tepat dan terbaru selalu ada.Jenis layanan perpustakaan khusus dapat bersifat terbuka maupun tertutup, tergantung pada kebijakan organisasi, pengelola dan tipe penggunanya.

Namun kebanyakan perpustakaan khusus menerapkan sistem terbuka dengan akses terbatas. Hal ini untuk lebih memberikan peluang kepada penggunaan yang lebih luas namun tetap terkontrol. Terbuka artinya siapapun dapat memanfaatkan koleksi yang ada, sedangkan akses terbatas adalah pengaturan terhadap proses pemanfaatan koleksi seperti fasilitas pinjam, fasilitas baca, fotokopi, dan sebagainya. Adapun hal-hal yang perlu disiapkan dalam memberikan layanan perpustakaan agar kualitas layanan menjadi baikadalah sebagai berikut:

a.       Ruang Perpustakaan

Ruang perpustakaan diatur sedemikian rupa sehingga mempunyai daya pikat tersendiri bagi pengunjung perpustakaan, sesuai dengan kondisi masing-masing. Ruang perpustakaan diusahakan tidak gelap, dan dihindari cahaya matahari masuk secara langsung. Ruangan perpustakaan juga dilengkapi dengan papan-papan penunjuk, sehingga pengguna bias membaca dan mencarinya dan untuk menghindari pengguna yang segan bertanya. Begitu juga dengan gedung perpustakaan diusahakan dapat dilihatdari beberapa sisi, dan ditengah-tengah Aktivitas kegiatan lembaga induknya.

b.      Buku-buku diatur dengan baik

Buku Perpustakaan yang sudah diolahdengan menggunaka sisitem klasifikasi tertentu, dan diberi kelengkapan lainnya misalnya kode buku, kartu buku, kantong buku, lidah buku dan lainnya. selanjutnya ditata yang rapi dalam jajaran rak buku yang diurut berdasarkan nomor klasifikasi. perpustakaan juga perliu memiliki catalog perpustakaan. Katalog perpustakaan bias berupa buku, kartu, atau catalog terpasang (OPAC).

c.       Cara peminjaman

Supaya peminjaman buku dapat dilayani dengan baik, cepat dan tepat, maka perlu ditentukan cara peminjamannya. Ada berbagai cara peminjaman, diantaranya menggunakan system pencatatan pada buku, system kartu peminjaman, dan system computer. Cara peminjaman ini juga disesuaikan dengan kebutuhan kondisi masing-masing perpustakaan. Untuk mendukung efektifitas peminjaman, maka perlu tata tertib perpustakaan yang mengatur tata cara peminjaman, perpanjangan, pengembalian, jumlah buku yang dipinjam, waktu masa peminjaman dan sanksi bagi yang melanggar tata tertib peminjaman.